协作的难题

在我个人看来,协作,尤其是面向应用的协作肯定是提高团队或者企业效率的好工具。然而,事情并不像我所想象的那样。在我极力想发挥自己的能动性队团队建立协作平台的时候,我所遇到的问题几乎是一样的:没有人认识到这一点,也没有人希望通过网络实现协作!

是什么让我如此悲观?那要从我的经历说起:

大 概是在2005年中的时候,那时在关注所谓的“知识管理”和内容管理。偶然看到MS sharepoint和IBM wedshpare的介绍,很感兴趣。于是开始了第一次搭建MS sharepoint web site的经历,虽然历经波折,但是还算好了。不久我的第一个sharepoint站点出炉了!但是出乎我意料的是,周围的同事和boss都不太感兴趣! 当时总结了经验和体会:

  • 工作习惯问题,他们太习惯于独立工作了,同时也没有意识到网络协作的好处。
  • 网站功能的不成熟,面对不熟悉的界面、不一样的工作方法,如果不能提供打动人心或者高效能的协作功能,人们不太可能走出既有环境约束。
  • 网络环境以及应用平台的缺陷,慢、不断的报错、不方便的访问环境等等这类硬件软件方面的制约严重影响了使用者的体验。

好 吧,我转而将搭建好的平台作为自己的内容管理平台,经过不懈的努力,我的平台开始初见规模,我的工作成果被有效地组织起来,我开始进一步通过现有内容整理 和加工他们,进而我有了一些统计数据、一些工作成果间内在联系的新发现等等。但是,没任何一个工作成果是不需要沟通和协作的,我可以起草一份协议、一个通 知或一个文档,但是他们不是给我自己看的,他们要传递到其他人手里,甚至还会返回我这里,然后再次出去。。。。

协作是避免不了的,而且深 层的数据挖掘也需要所有数据链条,举一个例子:变更管理,如果所有的改动都出自你自己,那么变更的数据链条绝对完整;但恐怕只有作家才会掌握这样的数据链 条。大多数情况下,变更是来自于多方的,这时候仅仅掌握己方变更内容最多算是个归档工具,实在很¥··##¥……%!!!!如果没有协作平台,想要收集、 整理完整、准确地变更数据链条,恐怕难于上青天!!!

强制的好处

之 后不久,有机会组建一个团队,由于团队成员的松散组织结构和各自为战的工作习惯,导致我不得不考虑使用sharepoint来管理项目的工作成果,当然这 需要采取一些强制性的措施,包括必须提交到指定“文档工作区”才能进一步获得发布、更改以及获取其它文档的权限。这样做下来有几个体会:

  • 团队的效率提高了,这主要得益于广泛的协作、共享项目联系人信息、共享文档和数据、实时工作协同等等
  • 个别人员的工作效率不升反降,这些人员的普遍特征就是其专业性较强且工作平台与MS文档整合度较低;他们的工作极少需要协同;参与项目工作往往是一次性的、快捷的。相反,如果团队成员工作的协调需求越高,那么他的工作效率提升越多。
  • 团队资源可管理性得到了极大地提高。这有赖于基于版本管理的文档库、项目人员配置管理工具和进度管理工具等等。
  • 项目状态的直观性和维护水平得到了提高:“你只需要把问题摆在那里,团队成员就会知道他们该做什么”。

协同之外

在 轻量级的团队协同环境中,协同任务和负荷都是很有限的:一个带有版本控制的文档库、一个聊天工具、一个日历、一个联系人列表。。。。。。就这些了吧?如果 仅仅就只有这些,这类应用是很难有市场的。想一想你看过的西方警匪电影,里面总会有一间警方的大办公室,一面墙贴满了各类破案信息。。。这面墙比PC网络 上的虚拟平台来得更加直接。其实,团队除了协同以外还有更加丰富的需求:

  1. 资源库(知识库、信息库、各类整理的清单等等),不同于项目运营时团队所使用的“文档库”,资源库是经过对项目信息的整理加工乃至总结之后产生的深层数据集成。
  2. 与领域和专业的高度集成,将前述那种情况降到最低限度,即提高专业领域参与协同或提高项目组织格局所有成员的参与协同的程度。这样不仅仅提高某个单一项目的效率,而是提高所有参与人的效率,乃至整个项目产业链条的效率。
  3. 与高层次的应用集成,如企业级的项目平台,将项目资源的管理纳入到组织管理的更高层次;将单一项目管理纳入到组合项目管理的范畴等等。
  4. 自动化水平的提高,事实上,通过流程自动化、报告自动化等手段一方面可以节约劳动投入,另一方面可以降低人为因素的干扰。而自动化程度则严重依赖于企业级的项目管理平台及其能力。

(未完待续)。。。。。。。。。。。。。。。

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