简单的GTD模式

简单地说,提纲性的,有问题放在留言中。

1,熵增原理:信息熵用于表示信息的混乱程度, 信息越多也就越混乱。所以google的简约在我看来不是风格而是科学。你想要记住的第一点就是:尽量简约——准确的名词+干脆的动词

2,管理学知识:你可以在任何阐述管理学的书籍中看到角色、资源、工具、过程等知识的论述,简约化就是组织+计划,即合理组织+高质量计划。

3,YOU:人是有性格、爱好和各种属性的,你善于思考和工作的方式决定了你的行为以及你今天的成就。这方面你要做的包括:A 规划和裁剪管理过程,找出适合你自己的个人管理模式;B  思考和确定你在各种任务当中的角色;C 做记录,日记、施工日志、blog等等都有一样的作用:促使你思考。记录实际上等于再计划,适时总结对谁都很管用

具体的做法(案例分析)

1,全局性参数:project

比如之前提到的写稿子的例子,你应该把它放在更大的项目环境考虑问题,这样你就会知道你的角色、稿子在项目工作中的作用,应该完成的流程,处理稿子的优先级别,以及稿子的重要里程碑和触发归档、签发、变更这类项目事件的条件等等。

实际上稿子的例子太小了,更贴切的应该是“合同管理”事务,里面会包含很多流程、角色分配。这种任务就值得你去制作模板:写一个txt文件,类似于:

  • case A 变更
    1. 流程1
    2. 流程2
    3. ……
  •  case B争端
    1. 流程1
    2. 流程2
    3. ……

等你遇到类似“场景”的时候,先把这个“合同管理.txt”的内容放在任务详情中,以备按照列表的任务完成工作。

2,计划: plan

类似GTD的下一步。当你在开始工作前,就要想好稿子完成后的工作。所以忘记GTD的狗屁框图吧,你要做的就是为每一天做计划,在做每一项工作前再仔细考虑各种变化对于更大计划(日计划、周计划、人生规划)的影响,并进一步确定任务计划。

案例的计划看起来是这样的:

主题:写XXXX报告
紧后工作:mail to boss, and make a call
里程碑:X月XX日 (就是设置一个提醒)

注意:里程碑是大环境、project属性下的,这样的体醒才更有功能性。除了提醒的项目属性外,其任务的紧迫程度、是否需要配合,审查等等都要考虑。

3,记录

归档,记录你的mail时间,标题、电话时间等等具有可追溯行的条目,当然完成后将文档拖进任务是必须的。

案例的记录应该是:

mail to boss:Done @ 10:30 PM (如果你有专门的邮箱for boss),或者 use XXX@yyy.com @ 10:30 PM

make a call: Done @ 10:30 PM

附件:XXXX报告 .doc verson: 1.00v.

status: wait for approve.

呵呵,我一般的提醒内容就是任务主题+status。这样在任务到期之前我会知道任务的状态是什么。更进一步的,当你有时间回顾这些记录,你一定会有自己的发现,对我来说,早上的2个小时是最有效率的,完成一个独立完整的任务平均花费15分钟,而晚上则是进行思辩的最佳时机。

总结

一个字:。 你充分利用和发挥自己的知识才最重要,同时不要复杂化这个东西,而要简单化。每次限定不超过一定数量的字数,上面的例子大概不超过50字吧(计划<50,记录<50)。

这样,留给自己的就是思考和执行。跟踪、归档、定位、流转、提醒则交给Tools。

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