如何提高你的信息管理效率?

我知道这是一个很庞杂的话题,不过,也许你没有从我的角度去看待这个问题。尤其是当你初步了解到web2.0应用之后,你会发现一个充斥海量信息的各种应用,集体发动信息轰炸是多么的可怕。事先说明,这里没有灵丹妙药,有的只是简单的思辨和一大堆推荐阅读。现在有个很时髦的话题:google使你变得愚蠢了吗?围绕这一话题,有很多值得阅读的思辨,不过其中的核心就是在学习知识、获取和处理信息方式发生改变的今天,我们该怎样应对?

恐怕我们首先要了解我们都发生了怎样的改变:

1,信息工具的进化。 HTML、Google等工具的出现改变了我们的信息获取方式,使我们的信息获取效率的到了极大的提升。过去学者在世界各个图书馆通过某个时期的游记研究物候、历史、天文、建筑、文化等等内容的方法,普通人现在可以轻松地敲几下键盘来完成。

2,信息过载。如果你订阅了3个主流媒体的RSS,那么每天你收到的新信息的数量大到足以使你迷失的程度。

3,误导。想一想6、7月份的国际新闻和当时的口水战;再想一想标题党;进一步,大家认为对的就正确吗?我们讨论过优秀话题的沉默效应,一个偏爱娱乐、商业、不正当竞争的业界会给你呈现怎样程度的真实和科学的信息?

进而,我们还要了解比较有效的信息处理方式是怎样的:

我们都知道计算机数据是以二进制的方式存储在各种介质中的,但是你在编辑文件的时候并不需要考虑文件的二进制代码物理地存放在介质的哪个扇区哪个磁道……执行这个解析任务的是操作系统和驱动程序。你的工作效率应该来自对于内容的管理,而不是对读取编码、解码这样的工作。

信息管理中,你属于分析、决策和命令的管理角色,因此围绕“管理”角色的任何一种能够加快我们分析信息、辅助决策、执行命令的方法和模式就是我们所需要的。根据上述例子不难看出,计算机可以快速地定位文件位置,从这个角度看,将文件放在不同的目录下,并经常整理它们就不是一个好的方法(可以迅速地根据需求定位和打开文件,我为什么非要知道文件放在哪个目录下?)。

我很早以前使用过一款软件,其信息管理思路很值得借鉴:项目+场景+资源。这是一个基于浏览器的本地应用,你根据工作需要定义项目,项目页面中有任务列表、联系清单、文件链接以及必要的场景设置(比如软件开发流程、会议管理流程、文件审核归档流程等等) ;场景设置包含一定的流程,一个或者多个资源库(文件库、联系人、wiki页面等)。不幸的是,这款软件的兼容性很差,所以只好放弃了。

那么你如何定义这种应用呢?项目管理,没错它可以实现;PIM,这的确包含PIM应有的功能;知识管理,也可以……;个人信息管理平台,有差距,不过基本理念已经有了。有没有看出点RUP的影子?在管理学层面上,很多管理思路是相同的。从基本原理讲,信息管理模式可以是这样的:

  • 具有一定品质的信息源;
  • 经过配置的信息管理机制包括:
    • 方法;
    • 环境;
    • 资源;
  • YOU–具有良好习惯的你(这一点尤为重要)。

如何获得品质好的信息源?

具有全文输出的RSS就属于好的信息源, 但是这还不够,你需要过滤他们,攫取你需要的部分。之前介绍过Dapper巧妙用途,以及yahoo pipes过滤功能,还可以用作翻译。还有,不可以错过《经典RSS相关web2.0服务集合》里面包含在提高RSS阅读效率中提到的工具:aidRSS。更高级的用法是直接导出一定格式的内容,如表格、地理信息、任务清单等等。

环境+资源

在正确的时机做正确的事情,很朴素的道理却很难做到。我们几乎每个人都会遇到这样的情景:超负荷工作。这个时候你需要判断事情/工作的进展,然后迅速行动。 如果你配置了上面提到的项目工作环境,或许会给你提供些便利。这方面乃是师傅领进门的玄妙所在,参见:受控环境下的的项目管理

有什么好的方法?

管理方法很多,灵活运用吧。不过这里还是推荐一下GTD吧。最好看看中文wiki的介绍,eng好的,可以直接去看概念提出者的的著作。 当然它的中文译本也可以在豆瓣见到,如果你仔细找,可以发现free下载doc版的。译言还有一个专门的GTD专题

下一个:lifehack 这是一个很新潮的概念,好像中文的译名叫做个人生产力(不知道确切否)。这个还是看eng文的wiki最好。 我的个人理解就是使用很多PC技巧甚至生活技巧实现个人工作效率提高的任何方法或者是一种模式的称谓。举一个例子:RocketDock,就是很好的lifehack技巧,你不需要再从开始菜单–程序去寻找应用软件了(提高了你的效率)。

rocketdock.png

忍不住介绍他的搭档:Quicksilver (Mac OS X)和Launchy (Windows) ,dock是用来停靠常用程序和文件的,而一些不常用的,或者dock停靠不了的,这个工具就很有用。原理是在这个程序环境下敲击键盘短语,就可以呼出应用程序或者文件。比如我敲击“FF”+回车就会启动firefox浏览器、敲击“air”+回车就会使用默认浏览器打开我的blog,cool吧?

launchy.png

这里有几个出名的lifehack方面的blog:lifehacker43folder

YOU?

没错,就是,不用东张西望了。YOU是《时代周刊》的2006年度人物,不知道?看看原文吧。最精彩的是这一段:

The answer is, you do. And for seizing the reins of the global media, for founding and framing the new digital democracy, for working for nothing and beating the pros at their own game, TIME’s Person of the Year for 2006 is you. 译文:那就是你,在全球化媒体中展现激情,缔造新数字时代民主,不求回报的工作,以自己的游戏规则鞭笞那些看上去是正面的新闻,无偿地提供内容并在职业人士的领域中击败媒体人士,你,就是2006《时代》周刊年度人物。

推荐一个关于You的blog:you2.0,名字很唬人!

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